Adım Adım Erasmus Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Programı (ÖH) Başvuru Süreci
Erasmus Öğrenci Öğrenim Hareketliliğine katılmak isteyen öğrencilerin kayıtlı oldukları bölümün -Erasmus ikili anlaşması olması gerekmektedir. Anlaşmalar bölüm/program bazında olduğu için aynı fakülteye bağlı 2 farklı bölüm 1 anlaşmadan yararlanamaz. Örneğin İşletme Bölümü öğrencisi sadece İşletme bölümünün anlaşması kapsamında programdan yararlanabilir, İktisat bölümü anlaşması kontenjanından yararlanamaz.
http://erasmus.gantep.edu.tr/pages.php?url=ikili-anlasmalar-bilateral-agreements-24
-En az 2.20/4 not ortalaması olması,
-Erasmus Başvuru duyurusunda belirtilecek yabancı dil sınavından belirtilen 50/100 puanı almış olması gerekir.
Yabancı Diller Yüksekokulu tarafından bir Erasmus Yabancı Dil Sınavı yapılabilir. Sınav başvurusunu üniversitemiz web sitesinden takip edebilirsiniz.
Bölümünüzün anlaşması var, not ortalamanız ve sınav sonucunuz da yeterli ise yine üniversitemiz web sitesinden takip ederek ilanda belirtilen tarihlerde ve ilanda belirtilen şekilde başvurunuzu yapmanız gerekir. Başvuru için gerekli belgeler/şartlar her başvuru döneminde ilanlarda belirtilir.
Başvurunun doğru ve tam yapılması öğrencinin sorumluluğundadır. Yine başvuru formunu doldururken bölümünüz anlaşmalarına göre Erasmus Programına katılacağınız üniversiteyi seçerken;
- Seçeceğiniz üniversitenin derslerini incelemeli,
- Öğrenim dili kontrol edilip varsa istenilen dil sertifikası temin edilmeli,
- Nomine tarihi ve son başvuru tarihini öğrenmeli,
-Üniversitenin bulunduğu şehir ve ülke hakkında bilgi edinmeli,
-Bölüm koordinatörünüz be bölüm hocalarınızla alacağınız dersler hakkında yeterli bilgiye sahip olmanız gerekir.
Her ülke için farklı hibe miktarı olduğundan erasmus uygulama el kitabi (gantep.edu.tr) sitemizde bulabileceğiniz Erasmus Uygulama El Kitapçığını inceleyerek gideceğiniz ülkenin hibe miktarını öğrenebilirsiniz. Tercih edeceğiniz üniversitelerden herhangi birine yerleştirildikten sonra herhangi bir değişiklik yapılamaz. Herhangi bir olumsuzlukta yapılacak bir değişiklik Bölüm Koordinatörünüz ve Uluslararası İlişkiler Ofisi kararına bağlıdır. Bu nedenle gerçekten yerleşmek istediğiniz üniversiteyi yeterli incelemek öğrencinin sorumluluğundadır.
...................................................................................................................................................................................................................................................................................................
Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Programına Seçildikten Sonra
Uluslararası İlişkiler Ofisi, yerleşmiş olduğunuz üniversiteye bir e-posta göndererek sizleri nomine (iletişim bilgilerinizi ve Erasmus+’a katılacağınız dönemi belirterek) edecektir.
Yerleşmiş olduğunuz üniversitenin başvuru formlarını bulmanız ve/veya ilgili üniversitenin Erasmus Office/International Office/Admission gibi ilgili birimiyle iletişime geçip yardım istemeniz gerekir. Anlaşmalı olduğumuz bütün üniversitelerin iletişim bilgilerine Uluslararası İlişkiler Ofisi web sitesinden ulaşabilirsiniz veya
http://erasmus.gantep.edu.tr/pages.php?url=ikili-anlasmalar-bilateral-agreements-24
linkinden ulaşabilirsiniz.
Başvuru formları her üniversite için yaklaşık olarak aynı olmakla birlikte farklılık da göstermektedir.
İstenen bazı başvuru formu isimleri
-Application Form (online veya .PDF belge ile olabilir)
-Online Learning Agreement (OLA), 30 ECTS (AKTS) olmalıdır +-2 kredi. 27 veya 33 kredi kabul edilmez. https://learning-agreement.eu/user/login
-Accomodation Application Form
Bunlar sadece bazı formların ismidir. Lütfen gideceğiniz üniversitenin web sitesinden gerekli belgelerin tam listesini takip ediniz.
Başvuru formlarını doldurulduktan sonra ilgili alanları imzalamalısınız, Erasmus Bölüm Koordinatörünüz ve Uluslararası İlişkiler Ofisine imzalattıktan sonra, gideceğiniz üniversiteye önce e-posta daha sonra gerekiyor ise postalayarak göndermelisiniz.
(Learning Agreement dijital olarak hazırlanacağından bölüm koordinatörünüzün e-posta adresini öğrenip belgeyi doldurmanız gerekir).
Online başvuru alan üniversitelerin formları doldurulup çıktı alınmalı, gerekli yerler imzalatıldıktan sonra bir kopyası Uluslararası İlişkiler Ofisine teslim edilmelidir. Erasmus ile ilgili elinize geçen her belgenin bir kopyasını Erasmus bitene kadar saklamalısınız ve bir örneğini Uluslararası İlişkiler Ofisine teslim etmelisiniz.
Başvuru belgelerinde pasaport fotokopisi isteyen üniversitelere, pasaportunuz yok ise, henüz pasaport belgenizin olmadığını ancak en kısa sürede pasaport edinip onlara ileteceğinizi yazabilirsiniz.
Başvuru formları gönderildikten sonra, başvuru yaptığınız üniversiteden sizi Erasmus programına kabul ettiklerine dair Acceptance Letter/Letter of Admission/Kabul Belgesi göndermeleri gerekmektedir. Bu belgenin bir örneğini Uluslararası İlişkiler Ofisine teslim etmelisiniz.
Herhangi bir üniversiteyi tercih edip yerleşmek (İkili Anlaşmamız olsa dahi) ilgili üniversitede Erasmus yapma hakkı sağlamaz. Tercih edilen üniversitenin başvuru sonrasında öğrenciyi kabul etmesi ve kabul belgesi göndermesi gerekmektedir.
Bu aşamadan sonra Ofis tarafından sizlere Pasaport harcından muaf olmanız için Pasaport Yazısı ve Vize başvurusunda kullanacağınız hibe miktarınızı da belirten Vize Kolaylaştırıcı Yazı hazırlayıp sizlere teslim edecektir.
Uluslararası İlişkiler Ofisi web sayfasındaki Belgeler ve Dokümanlar Linkinde bulunan Öğrenci Bilgi Formu ve Ders Tanıma Formunu doldurarak diğer belgelerle Ofise teslim etmeniz gerekmektedir. Ders Tanıma formunda hangi dersin diğer derse eş değer sayılacağı tablo içerisinde açıkça belirtilmelidir.
http://erasmus.gantep.edu.tr/pages.php?url=belgeler-ve-formlar-application-forms-8
Ofis tarafından belirtilecek Banka’dan (Halkbankası) kendi adınıza EURO hesabı açtırarak bankadan aldığınız dekontun üzerine –Bölüm, -Doğum Tarihi, -Gideceğiniz Üniversite adı ve Ülke, - Gidiş dönüş tarihleriniz, -E-posta, -Telefon Numarası, Ev adresi (ailenizin adresi) bilgilerinizi yazarak Ofise teslim etmeli ve Ofis tarafından hazırlanan Hibe sözleşmesini imzalamalısınız.
Vize başvurunsa talep edilen 30.000 avro teminatlı Seyahat Sağlık Sigortasını yaptırmanız gerekir. Bu sigorta herhangi bir sigorta acentesinden yapılabilir.
Erasmus Programına katılacak öğrenciler Türkiye’den ayrılmadan önce Erasmus+ Hibeleri gidecekleri ülkenin hibe miktarı ile 5 ay çarpılarak ve program kuralı gereği %70 veya %80’i ödenir. Dönüşte gün hesabı yapılarak öğrencinin Erasmusta kaldığı süre kadar ödeme yapılır. 5 ay sürenin %70’inden daha kısa kalanlardan gün miktarınca hibe geri alınır, Erasmus Öğrenim Hareketliliğine en az 2 tam ay kalma zorunluluğu bulunmaktadır, daha kısa kalanlardan tüm hibe geri alınır. Daha uzun süre kalanlara ise ödeme yapılır. Hibe hesaplaması, pasaport çıkış giriş ve Katılım Sertifikası tarihleri karşılaştırılıp, kısa olan tarihler dikkate alınarak hesaplanır.
Her ülke vize başvurusu için farklı yollar takip ettiğinden, gideceğiniz ülkenin vize koşullarını inceleyip gerekli formları tamamlamanız gerekir. Her türlü pasaport (Yeşil vs.) için öğrenim vizesi alınması gerekmektedir. Vizenizi aldıktan sonra gideceğiniz üniversite ile görüşüp gideceğiniz tarih konusunda bilgi vermelisiniz. Konaklama için gideceğiniz üniversiteden bilgi ve destek almalı, konaklama yerinizi kesinleştirdikten sonra gitmelisiniz.
Program detayları için web sitemizden ilgili yılın Erasmus Uygulama El Kitabını inceleyiniz.
Özetleyecek olursak;
Erasmus Ofisi sizi yerleştiğiniz üniversiteye nomine edecek.
Yerleştiğiniz üniversitenin web sitesinden başvuru belgelerini bulmanız gerekir.
Gideceğiniz üniversite için doldurduğunuz tüm belgelerin bir örneğini kendinize bir örneğini Erasmus Ofisine teslim etmeniz gerekir.
Formlarda belirtilen kişilerin adı soyadı, imzası ve imza tarihi yazılmalıdır.
Learning Agreement dijital olarak hazırlanır.
Başvuru formları gideceğiniz üniversiteye iletilmeli ve Kabul Belgesi talep edilmeli ve bir örneği Uluslararası İlişkiler Ofisine teslim edilmelidir.
Erasmus Ofisine belgeler teslim edildikten sonra Erasmus Ofisi tarafından pasaport yazısı ve vize/hibe yazısı hazırlanacaktır.
Yerleştiğiniz Üniversitenin talep ettiği belgelerin yanında Erasmus Ofisimize teslim edeceğiniz belgeler,
Başvuru formu (gideceğiniz üniversitenin başvuru formu)
Learning Agreement (3 imzalı)
Ders Tanıma Formu
Öğrenci Bilgi Formu
Varsa, Konaklama Başvuru Formu
Halk bankası Euro hesabı (Talep edilmesi durumunda)
Seyahat Sağlık Sigortası (Talep edilmesi durumunda)
Not: Bu belgelerin tamamı hazırlandıktan sonra şeffaf bir dosya içerisinde Ofisimize teslim edilmelidir.
Bütün belgeleriniz tamamlandıktan sonra 2 ile 3 hafta içerisinde vize/hibe yazısı hazırlanacaktır.
Hibe ödemesi öğrenci vize aldıktan sonra 2 ile 3 hafta içerisinde yapılacağından belgelerin erkenden hazırlanması ve vize başvurusunun en kısa sürede yapılması önem arz etmektedir. Vize başvurusu ile ilgili yaşanacak herhangi bir olumsuzluk Üniversitemizle ilgili olmadığından bu süreci öğrencilerin gidecekleri ülkenin vize veren makamları üzerinden takip etmesi gerekmektedir.
.......................................................................................................................................................................................................................................................................................................
Gideceğiniz Üniversiteye vardığınızda ilk yapmanız gereken
http://erasmus.gantep.edu.tr/pages.php?url=belgeler-ve-formlar-application-forms-8
linkteki Katılım Sertifikasının varış kısmını gittiğiniz üniversitenin ilgili birimine onaylatıp intloffice@gantep.edu.tr adresine e-posta ile göndermelisiniz.
Erasmusa gidecek olan tüm öğrencilerin gidecekleri üniversiteye kavuştuktan sonra almak zorunda oldukları bir çevirim içi dil sınavı (OLS) bulunmaktadır. OLS rehberi için TIKLAYINIZ
OLS sınav sonuçları Erasmus sonunda Ofisimize çıktı olarak teslim edilmelidir.
Gittikten sonra ders değişikliği yapılması gerekiyor ise en geç 5 hafta içerisinde, önce bulunduğunuz üniversitenin ilgili Koordinatörü sonra Gaziantep Üniversitesi Erasmus Bölüm Koordinatörünüzden onay almanız gerekmektedir. Koordinatörlerden onay aldıktan sonra Learning Agreement’ın add-drop bölümünü doldurup imzalamalı ve gittiğiniz üniversitenin ilgili bölüm koordinatörünüze imzalatmalı ve daha sonra GAÜN’deki bölüm koordinatörünüze sistem üzerinden göndermelisiniz. GAÜN’deki koordinatörünüz imzaladıktan sonra Uluslararası İlişkiler Ofisine ulaştırması gerekmektedir, bunun takibi öğrencinin sorumluluğundadır. Learning Agreement’ta değişikli yapılması durumunda Ders Tanıma Formu da değiştirilmeli ve orijinali Uluslararası İlişkiler Ofisine teslim edilmelidir.
Güz döneminde Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliğine katılıp Bahar döneminde de devam etmek isteyen öğrencilerin detayları Uluslararası İlişkiler Ofisi ile görüşmesi ve devam edip edemeyeceği Erasmus kuralları çerçevesinde karara bağlanmalıdır. Bir yılda alınabilecek toplam ECTS/AKTS miktarı 60 olacağından, her bir dönem için Learning Agreement ECTS/AKTS sayısı dikkatle seçilmelidir. Learning Agreement, Ders Tanıma Formu Bahar dönemi için de hazırlanmalıdır. Bahar döneminde de kalacak öğrencilerin (Hibeli Öğrenciler) hibeleri yılsonunda başarılı olmaları ve gerekli belgeleri zamanında Erasmus+ Ofisine teslim etmeleri gerekir. Yılsonunda yapılacak hibe toplam hesaplamasına göre kaldıkları bütün süre için de hibe ödenebilir.
.......................................................................................................................................................................................................................................................................................................
Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Programını Tamamladıktan Sonra belgelerinizin eksiksiz tamamlanması için aşağıdaki açıklamaları inceleyiniz.
Aşağıdaki bütün belgeler, Türkiye’ye dönüş yaptıktan sonra 4 hafta içerisinde Erasmus+ Ofisine teslim edilmelidir.
1- Gittiğiniz Üniversiteden aldığınız tüm derslerin olduğu Transkript belgesi. Orijinali ofisimize teslim etmeli veya Erasmus yaptığınız kurumun ofisimize eposta intloffice@gantep.edu.tr ile göndermeleri gerekir. Transkriptin bir örneğini GAÜN bölüm koordinatörünüze de iletmeniz gerekir.
2- Erasmus Programı kapsamında bulunduğunuz Üniversiteye vardığınızda (Katılım Sertifikası), varış tarihini imzalattığınız formun bitiş tarihini de imzalatıp yanınızda getirmeniz gerekmektedir.
http://erasmus.gantep.edu.tr/pages.php?url=belgeler-ve-formlar-application-forms-8
Gittiğiniz üniversite, orada bulunduğunuz tarihleri gösteren bir belgeyi haricen verebilir, bu belge de katılım sertifikası olarak kabul edilir. Orijinali ofisimize teslim etmeli veya Erasmus yaptığınız kurumun ofisimize eposta intloffice@gantep.edu.tr ile göndermeleri gerekir.
3- Online Learning Agreement, Ders değişikliği yapılmış ise bu değişikliğe uygun Ders Tanıma Formu
4- E-devlet üzerinden ülkeden çıkış ve girişlerinizi gösteren barkotlu yurt dışı çıkış giriş belgesi.
5- OLS Sınav Sonuçları
6- Proof of Recognition/Tanınırlık Belgesi/Eş Değerlilik Belgesi (Bölüm Koordinatörü derslerinizi saydırdıktan sonra Bölüm Kurul Kararı örneğini ofisimize göndermelidir.)
7- Öğrenci Faaliyet Raporu Erasmus sonunda e-posta adresiniz online (çevrimiçi) bir rapor (participant report) gönderilir. Bu rapor öğrenci tarafından doldurulur online olarak tamamlanır.
-Gerekli tüm belgelerin tamamlanmasından sonra öğrencilere (başarılı olan) kalan hibe miktarı kalınan gün kadar hesaplanır ve ödenir.
Onaylanan tüm belgelerde -imza, -imzalayan kişinin adı, -tarih, -varsa kaşe olmalı.
Bütün belgelerin elektronik (bilgisayarda) ortamda doldurulması gerekmektedir.
Erasmus+ için yapılması gerekenler yukarıda açıkça belirtilmiştir. Gerekli işlemlerin zamanında yapılması ve takip edilmesi öğrencinin sorumluluğundadır.