• 0090 342 317 1546

Adım Adım Erasmus Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Programı (ÖH) Başvuru Süreci

Erasmus Öğrenci Öğrenim Hareketliliğine katılmak isteyen öğrencilerin öncelikle okudukları bölümün -Erasmus ikili anlaşması olması gerekmektedir. Anlaşmalar bölüm/program bazında olduğu için aynı fakülteye bağlı 2 farklı bölüm 1 anlaşmadan yararlanamaz. Örneğin İşletme Bölümü öğrencisi sadece o bölümün anlaşması kapsamında programdan yararlanabilir, İktisat bölümü anlaşması kontenjanından yararlanamaz.

http://erasmus.gantep.edu.tr/pages.php?url=ikili-anlasmalar-bilateral-agreements-24

-En az 2.20/4 not ortalaması olması,

-Erasmus Başvuru duyurusunda belirtilecek yabancı dil sınavından belirtilen 30/100 puanı almış olması gerekir.

Her akademik yılın bahar döneminde Yabancı Diller Yüksekokulu tarafından bir Erasmus Yabancı Dil Sınavı yapılır. Sınav başvurusunu üniversitemiz web sitesi ve/veya bölümlere asılacak ilanlardan takip edebilirsiniz.

Bölümünüzün anlaşması var, not ortalamanız  ve sınav sonucunuz da yeterli ise yine üniversitemiz web sitesi ve/veya bölümlere asılacak ilanlardan takip ederek belirtilen tarihlerde kendi Bölüm Erasmus Koordinatörünüze başvurunuzu yapmanız gerekir. Başvuru için gerekli belgeler/şartlar her başvuru döneminde ilanlarda belirtilir.

-Öğrenci Başvuru Formu http://erasmus.gantep.edu.tr/pages.php?url=belgeler-ve-formlar-application-forms-8

-Güncel Transkript

-Yabancı Dil Sonuç Belgesi

-Kimlik/Ehliyet/Pasaport fotokopisi

Başvuru formunu elektronik ortamda doldurmanız gerekmektedir. Bilgilerin doğru ve güncel olmasına dikkat etmelisiniz. Yine başvuru formunu doldururken bölümünüz anlaşmalarına göre Erasmus Programına katılacağınız üniversiteyi seçerken;

-Seçeceğiniz üniversitenin derslerini incelemeli,

- Öğrenim dili kontrol edilip varsa istenilen dil sertifikası temin edilmeli,

-Son başvuru tarihini öğrenmeli,

-Üniversitenin bulunduğu şehir ve ülke hakkında bilgi edinmeli,

-Bölüm koordinatörünüz be bölüm hocalarınızla alacağınız dersler hakkında yeterli bilgiye sahip olmanız gerekir.

Her ülke için farklı hibe miktarı olduğundan http://erasmus.gantep.edu.tr/pages.php?url=uygulama-el-kitabi-19 sitemizde bulabileceğiniz Erasmus Uygulama El Kitapçığını inceleyerek gideceğiniz ülkenin hibe miktarını öğrenebilirsiniz. Tercih edeceğiniz üniversitelerden herhangi birine yerleştirildikten sonra herhangi bir değişiklik yapılamaz. Herhangi bir olumsuzlukta yapılacak bir değişiklik Bölüm Koordinatörünüz ve Uluslararası İlişkiler Ofisi kararına bağlıdır. Bu nedenle gerçekten yerleşmek istediğiniz üniversiteyi yeterli incelemek öğrencinin sorumluluğundadır.

 

Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Programına Seçildikten Sonra

Uluslararası İlişkiler Ofisi, yerleşmiş olduğunuz üniversiteye bir e-posta göndererek sizleri nomine (iletişim bilgilerinizi ve Erasmusa katılacağınız dönemi belirterek) edecektir.

Yerleşmiş olduğunuz üniversitenin başvuru formlarını bulmanız ve/veya ilgili üniversitenin Erasmus Office/International Office/Admission gibi ilgili birimiyle iletişime geçip yardım istemeniz gerekir. Anlaşmalı olduğumuz bütün üniversitelerin iletişim bilgilerine Uluslararası İlişkiler Ofisi web sitesinden ulaşabilirsiniz veya

http://erasmus.gantep.edu.tr/pages.php?url=anlasmali-universite-iletisim-bilgileri-25 linkinden ulaşabilirsiniz.

Başvuru formları her üniversite için yaklaşık olarak aynı olmakla birlikte farklılık da göstermektedir.

İstenen bazı başvuru formu isimleri

-Application Form

-Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması), 30 ECTS (30 AKTS) olmalıdır

-Accomodation Application Form

-Ya da Online Application

Başvuru formlarını doldurulduktan sonra ilgili alanları imzalamalısınız, Erasmus Bölüm Koordinatörünüz ve Uluslararası İlişkiler Ofisine imzalattıktan sonra, gideceğiniz üniversiteye önce e-posta daha sonra gerekiyor ise postalayarak göndermelisiniz. (Learning Agreement’ın her sayfası bölüm koordinatörü tarafından imzalanmalı ve tarih yazılmalıdır) Bir kopyasını da Ofise teslim etmeniz gerekmektedir. Online başvuru alan üniversitelerin formları doldurulup çıktı alınmalı, gerekli yerler imzalatıldıktan sonra bir kopyası Uluslararası İlişkiler Ofisine teslim edilmelidir. Erasmus ile ilgili elinize geçen her belgenin bir kopyasını Erasmus bitene kadar saklamalısınız ve bir örneğini Uluslararası İlişkiler Ofisine teslim etmelisiniz. Başvuru belgelerinde pasaport fotokopisi isteyen üniversitelere, pasaportunuz yok ise, henüz pasaport belgenizin olmadığını ancak en kısa sürede pasaport edinip onlara ileteceğinizi yazabilirsiniz.

Başvuru formları gönderildikten sonra, başvuru yaptığınız üniversiteden sizi Erasmus programına kabul ettiklerine dair Acceptance Letter/Letter of Admission/Kabul Belgesi göndermeleri gerekmektedir. Bu belgenin bir örneğini Uluslararası İlişkiler Ofisine teslim etmelisiniz.

Herhangi bir üniversiteyi tercih edip yerleşmek (İkili Anlaşmamız olsa dahi) ilgili üniversitede Erasmus yapma hakkı sağlamaz. Tercih edilen üniversitenin başvuru sonrasında öğrenciyi kabul etmesi ve kabul belgesi göndermesi gerekmektedir.

Bu aşamadan sonra Ofis tarafından sizlere Pasaport harcından muaf olmanız için Harçsız Öğrenci Pasaport Yazısı ve Vize başvurusunda kullanacağınız hibe miktarınızı da belirten Vize Kolaylaştırıcı Yazı hazırlayıp sizlere teslim edecektir.

Uluslararası İlişkiler Ofisi web sayfasındaki Belgeler ve Dokümanlar Linkinde bulunan Öğrenci Bilgi Formu ve Ders Tanıma Formunu doldurarak Ofise teslim etmeniz gerekmektedir.

http://erasmus.gantep.edu.tr/pages.php?url=belgeler-ve-formlar-application-forms-8

Ofis tarafından belirtilecek Banka’dan (Halkbankası) kendi adınıza EURO hesabı açtırarak bankadan aldığınız dekontun üzerine –Bölüm, -Doğum Tarihi, -Gideceğiniz Üniversite adı ve Ülke, - Gidiş dönüş tarihleriniz, -E-posta, -Telefon Numarası, Ev adresi (ailenizin adresi) bilgilerinizi yazarak Ofise teslim etmeli ve Ofis tarafından hazırlanan Hibe sözleşmesini imzalamalısınız.

Erasmus Programına katılacak öğrenciler Türkiye’den ayrılmadan önce Erasmus+ Hibeleri gidecekleri ülkenin hibe miktarı ile 5 ay çarpılarak ve program kuralı gereği %70 veya %80’i ödenir. Dönüşte gün hesabı yapılarak öğrencinin Erasmusta kaldığı süre kadar ödeme yapılır. 5 ay sürenin %70’inden daha kısa kalanlardan gün miktarınca hibe geri alınır, Erasmus Öğrenim Hareketliliğine en az 3 ay kalma zorunluluğu bulunmaktadır, daha kısa kalanlardan tüm hibe geri alınır. Daha uzun süre kalanlara ise ödeme yapılır. Hibe hesaplaması, pasaport çıkış giriş ve Katılım Sertifikası tarihleri karşılaştırılıp, kısa olan tarihler dikkate alınarak hesaplanır. Birinci dönem Erasmus+ Programına gidecekler için hibenin yetiş-me-mesi durumunda, ailelerinden bir kişiye noterden vekâlet vermeleri gerekebilir. Bu şekilde sizin yerinize hibeyi ilgili kişi çekip size gönderebilir. Her öğrencinin hibesi kendi hesabına yatırılır.

Her ülke vize başvurusu için farklı yollar takip ettiğinden, gideceğiniz ülkenin vize koşullarını inceleyip gerekli formları tamamlamanız gerekir. Her türlü pasaport (Yeşil vs.) için öğrenim vizesi alınması gerekmektedir. Vizenizi aldıktan sonra gideceğiniz üniversite ile görüşüp gideceğiniz tarih konusunda bilgi vermelisiniz. Konaklama için gideceğiniz üniversiteden bilgi ve destek almalı, konaklama yerinizi kesinleştirdikten sonra gitmelisiniz.

Gideceğiniz Üniversiteye vardığınızda ilk yapmanız gereken

http://erasmus.gantep.edu.tr/pages.php?url=belgeler-ve-formlar-application-forms-8

linkteki Katılım Sertifikasının varış kısmını gittiğiniz üniversitenin ilgili birimine onaylatıp intloffice@gantep.edu.tr adresine e-posta veya 0090 342 360 93 78 faks ile göndermelisiniz.

Erasmusa gidecek olan tüm öğrencilerin vizelerini aldıktan sonra almak zorunda oldukları bir çevirim içi dil sınavı var (OLS). http://erasmusplusols.eu/login-box/ Erasmusa gidecek öğrencilere Türkiye’den ayrılmadan önce e-posta adreslerine kullanıcı adı ve şifre gönderilecek. Belirtilen linkten ulaşılacak olan OLS sınavı yaklaşık 70dk kadar sürebileceğinden sessiz bir ortamda sisteme girmeniz tavsiye edilir. Erasmusa gidecek tüm öğrencilerin bu sınavı almaları gerekmektedir. Bu sınav herhangi bir şekilde Erasmusa katılmanıza engel olmayacaktır. Ancak sınava katılmayan öğrenciler hiçbir şekilde Erasmusa gidemeyecekler ve gitmiş olsalar dahi programları iptal edilecek ve hibenin tamamı geri alınacaktır. Bu nedenle sınavı kimseden yardım almadan yapmanız yararınıza olacaktır. Bu sınavdan sonra sistem tarafından sizlere çevirim içi dil kursu gönderilecek ve Erasmus süresi boyunca alabileceğiniz yabancı dil kursları olacak. Erasmus süresi boyunca OLS sistemini takip etmeli ve seviyenize göre seçebileceğiniz kursları tamamlamalısınız.

-İlk Sınav sonucu A1 ve B1 olanlar doğrudan dil kursuna yönlendirilecekler. İlk sınavı 1 ay içerisinde yapmalısınız. Kursları Erasmus+ süresi boyunca alacak ve dönmeden birkaç hafta önce OLS’nin son sınavını yapıp sonlandırmanız gerekmektedir. Güz döneminde Erasmusa gidecek olan öğrencilerin OLS sistemine giriş yaparken faaliyet bitiş tarihini 10 Ocak olarak yazmaları, Bahar döneminde Erasmusa gidecek olan öğrencilerin faaliyet bitiş tarihini 10 Haziran yazmaları tavsiye edilir.

-İlk Sınav sonucu B2 ve C2 olanları biz dil kursuna yönlendireceğiz.
Dil kurslarından sonra sizlere sunulacak son sınavı yapıp OLS sistemini sonlandırmanız gerekmektedir.

Gittikten sonra ders değişikliği yapılması gerekiyor ise 4 hafta içerisinde, önce bulunduğunuz üniversitenin ilgili Koordinatörü sonra Gaziantep Üniversitesi Erasmus Bölüm Koordinatörünüzden onay almanız gerekmektedir. Koordinatörlerden onay aldıktan sonra Learning Agreement’ın add-drop bölümünü doldurup imzalamalı ve gittiğiniz üniversitenin ilgili bölüm koordinatörünüze imzalatmalı ve daha sonra GAÜN’deki bölüm koordinatörünüze göndermelisiniz. GAÜN’deki koordinatörünüz imzaladıktan sonra Uluslararası İlişkiler Ofisine ulaştırması gerekmektedir, bunun takibi öğrencinin sorumluluğundadır. Learning Agreement’ın her sayfası GAÜN bölüm koordinatörü tarafından imzalanmalı ve tarih yazılmalıdır. Learning Agreement’ta değişikli yapılması durumunda Ders Tanıma Formu da değiştirilmelidir.

Güz döneminde Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliğine katılıp Bahar döneminde de devam etmek isteyen öğrencilerin (ikinci dönem hibesiz), Güz döneminde başarılı olmaları ve bunu belgelemeleri gerekir. Bunun yanında her iki kurumdaki bölüm koordinatörlerinden onay da alınması gerekmektedir. Bir yılda alınabilecek toplam ECTS miktarı 60 olacağından, her bir dönem için Learning Agreement ECTS sayısı dikkatle seçilmelidir. Learning Agreement, Ders Tanıma Formu Bahar dönemi için de hazırlanmalıdır. Bahar döneminde de kalacak öğrencilerin (Hibeli Öğrenciler) hibeleri yılsonunda başarılı olmaları ve gerekli belgeleri zamanında Erasmus+ Ofisine teslim etmeleri durumunda Güz dönemi için kalan hibeleri ödenir. Yılsonunda yapılacak hibe toplam hesaplamasına göre kaldıkları bütün süre için de hibe ödenebilir.

Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Programını Tamamladıktan Sonra

Aşağıdaki bütün belgeler, Türkiye’ye dönüş yaptıktan sonra 4 hafta içerisinde Erasmus+ Ofisine teslim edilmelidir.

Gittiğiniz Üniversiteden aldığınız tüm derslerin olduğu Transkript belgesini en kısa sürede ofisimize teslim etmeli veya size göndermeleri konusunda uyarmalısınız.

Erasmus Programı kapsamında bulunduğunuz Üniversiteye vardığınızda (Katılım Sertifikası), varış tarihini imzalattığınız formun bitiş tarihini de imzalatıp yanınızda getirmeniz gerekmektedir.

http://erasmus.gantep.edu.tr/pages.php?url=belgeler-ve-formlar-application-forms-8

Gittiğiniz üniversite, orada bulunduğunuz tarihleri gösteren bir belgeyi haricen verebilir, bu belge de katılım sertifikası olarak kabul edilir.

Uluslararası İlişkiler Ofisimize, döndükten sonra teslim edeceğiniz evraklar;

-Transkript (orjinal)

-Katılım Sertifikası (orjinal)

-Learning Agreement (İlk ve varsa değişiklik sayfaları orjinal)

-Pasaport Çıkış Giriş Fotokopisi (Kimlik bilgilerinin olduğu resimli sayfa ve Türkiye’den çıkış giriş tarihlerini gösteren sayfalar. Pasaportun orijinali kontrol edildikten sonra fotokopiler teslim alınır)

-Proof of Recognition/Tanınırlık Belgesi/Eş Değerlilik Belgesi (Bölüm Koordinatörü derslerinizi saydırdıktan sonra bölüm kurul kararı örneğini ofise göndermelidir.)

- Öğrenci Faaliyet Raporu yukarıda belirtilen belgelerin tamamı ofise teslim edildikten sonra, her öğrencinin e-posta adresine online (çevrimiçi) bir rapor gönderilir. Bu rapor öğrenci tarafından doldurulur ve submit butonuna tıklanarak sisteme kayıt edilir.

-Tüm öğrencilerin ilk OLS sınavlarından sonra sistemin vermiş olduğu kursları alması ve dönmeden önce son OLS sınavını yapmış olması gerekir.

-Gerekli tüm belgelerin tamamlanmasından sonra öğrencilere (başarılı olan) kalan hibe miktarı hesaplanır ve ödenir.

Onaylanan tüm belgelerde -imza, -imzalayan kişinin adı, -Tarih, -Varsa Kaşe olmalı.

Bütün belgelerin elektronik (bilgisayarda) ortamda doldurulması gerekmektedir.

Erasmus+ için yapılması gerekenler yukarıda açıkça belirtilmiştir. Gerekli işlemlerin zamanında yapılması ve takip edilmesi öğrencinin sorumluluğundadır.

After You Are Selected to Erasmus+ Student Mobility

International Relations Office (Erasmus+ Office) will send an email to your Host University and nominate you. You may find universities’ contact details from http://erasmus.gantep.edu.tr/pages.php?url=anlasmali-universite-iletisim-bilgileri-25

and you need to contact them for application documents or they may also send to you an email. Almost all universities ask for similar documents but the most general documents are below

-Application Form

-Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması), 30 ECTS (30 AKTS)

-Accomodation Application Form

-Or Online Application

After you fill the forms please sign the necessary parts and ask your departmental coordinator to sign each page and write the date. If there is a space left for Erasmus+ Office please ask us to sign and stamp. All documents need to be send by email and if necessary by post to Host University. A copy of all prepared documents must be kept by students to the end of their Erasmus life and a copy must be delivered to our GAÜN Erasmus+ Office. You can find some information from http://erasmus.gantep.edu.tr/index.php

After you send all the documents, the university that you applied need to send an Acceptance Letter and a copy of this document must be delivered to Erasmus+ Office as soon as students get it. Being selected and nominated to any university does not ensure students participation to program without receiving an Acceptance Letter. Then, visit Embassies webpages for visa and prepare all documents. Students are responsible for all applications and visa procedures.

After Acceptance Letter, Erasmus+ Office prepares a Visa and Grant document for all students. All student need fill and deliver Öğrenci Bilgi Formu and Ders Tanıma Formu to Erasmus Office http://erasmus.gantep.edu.tr/pages.php?url=belgeler-ve-formlar-application-forms-8

A Euro Bank Account from Halkbank is needed to pay students Erasmus Grant. Please write your -Department, -Date of Birth, -Host University and Country, -Dates you will stay at Erasmus+ Program, -Email, -Contact Number on the document you receive from bank and deliver it to Erasmus+ Office. Then a Grant agreement will be prepared by Erasmus+ Office and you will need to sign it.

70% or 80% of Erasmus Grant will be paid to students own account before they leave Turkey. After your return, we calculate days you stayed at Erasmus+ and make your total payment. Dates in Passport and Participation Certificate (Katılım Sertifikası) are considered and shorter dates are calculated for payment.  A student must stay at least 3 months at Erasmus+ Student Mobility. We pay for 3,5 months in advance. If anyone stays less we ask for missing days Grant or if stays longer we pay to student.  Please do not leave Turkey before you ensure your accomodation.

First thing to do after you arrive to Host University is to fill Katılım Sertifikası

http://erasmus.gantep.edu.tr/pages.php?url=belgeler-ve-formlar-application-forms-8

and send by email to intloffice@gantep.edu.tr or fax to 0090 342 360 93 78.

All Erasmus Students have to participate an Online Language Course (Online Linguistic Support, OLS) before they leave Turkey. For Fall semester students it is after their leave. We will send a username and password to your emails and you will take an exam. Then you will be able to access to language courses during your Erasmus period. At the end of your Erasmus+, before you leave your Host University you will have a last exam and terminate the OLS. First exam will take around 70 minutes and we recommend you to have a good internet connection and a silent place when you log in. The result of OLS will not affect your Erasmus+ participation but if anyone does not take the exam their Erasmus will be cancelled and they will be asked to pay all Grant back. Fall semester students are suggested to write 10th January for end of mobility date, Spring semester students are suggested to write 10th June for end of mobility date.

-Mobility participants who have obtained a result between CEFR levels A1 and B1 at their first language assessment are now automatically allocated a language course licence.

- Mobility participants who have obtained a result between CEFR levels B2 and C2 at their first language assessment are NOT automatically allocated a language course licence. We will invite them to follow a language course in the OLS Licence Management System.

First exam need to be taken within 1 month and the courses during the Erasmus+ period. Last OLS exam need to be terminated few weeks before you finish your Erasmus.

Any change in Learning Agreement must be done within 4 weeks upon your arrivals. Before any change departmental coordiantors in GAÜN and Host University must be informed. In case of any change, send your documents to GAÜN departmental Coordinator after you and your Host University sign it. Dept. Coord. Needs to sign and send the document to GAÜN Erasmus Office. In case of any changes to Learning Agreement, Ders Tanıma Formu needs to be prepared again.

If you are a Fall semester Erasmus+ student and you want to continue for Spring semester, you need to be succesful for Fall semester subjects. You also need to get confirmation from both universities’ departmental coordinators and prepare Learning Agreement and Ders Tanıma Formu. A student is allowed to get 60 ECTS for an academic year and thats why you need to select 30 ECTS subjects for each semester. If you continue for spring semester, your 30 % Erasmus+ Grant of Fall semester will be paid at the end of the academic year. After total Grant calculation at the end of the year you may be paid for the whole duration of your stay.

At The End of Erasmus+ Program

All students need to bring documents below within 4 weeks after their arrival to Turkey

-Transcript

-Katılım Sertifikası (Certificate of Attendance/Participation Certificate). This is the document you are supposed to send to Erasmus+ Office when you arrive to Host University and you need to have the Departure part signed and stamped.

http://erasmus.gantep.edu.tr/pages.php?url=belgeler-ve-formlar-application-forms-8

Any document shows the dates you arrive and leave Host University can be accepted instead of Katılım Sertifikası.

-Passport Copy (ID page and stamps page show your departure and arrival to Turkey).

-Proof of Recognition/Tanınırlık Belgesi/Eş Değerlilik Belgesi (After your subjects are recognised a copy of this document must be sent to Erasmus+ Office by your department.

-Learning Agreement (Original copies need to be delivered to Erasmus+ Office in Gaziantep University)

- Final Report after receiving all these documents above, Erasmus+ Office will send an evaluation email (survey) to you and all students need to submit the report.

-All students need to finalise the first OLS exam then the OLS courses and submit the last OLS exam, before they finish Erasmus+, that system provides.

All confirmed documents, must have, -signature, -name, -date and stamp if it exists.

All documents must be prepared/completed electronically.

Every step of Erasmus+ is explained clearly and all students are responsible for their documentation.

Please contact Erasmus+ Office for your questions.