ERASMUS+ STAJ HAREKETLİLİĞİ BİLGİ PAKETİ
-Erasmus+ Staj Hareketliliğine Seçildikten Sonra-
Değerli Erasmus+ Öğrencileri,
Foreign students are kindly asked to visit International Relations Office in case of their questions.
Bu bilgi paketi, Erasmus+ Staj Hareketliliğine seçilen öğrenciler içindir. Açıklamaları dikkatlice okuyunuz.
1- Öğrenci Bilgi Formu ve Staj Tanıma Formunu doldurup ofise teslim etmelisiniz. Staj Hareketliliğine katılmadan önce mezun olacak öğrenciler Staj Tanıma Formunu doldurmayacaklardır. Ancak ofisimize belge teslim ederken mezun olduklarını belirtmeleri gerekmektedir.
2- Staj yapacağınız yeri bulduktan sonra web sitemizde bulunan Letter of Intent belgesini doldurup staj yapacağınız kuruma göndermeli ve onaylatmalısınız. Onaylanan belge abofisisek@gantep.edu.tr adresimize okunaklı bir şekilde sizi kabul eden kurum tarafından taratılıp gönderilmelidir. Staj yapacağınız kurum/üniversite, sizi kabul ettiğine dair bir Kabul Belgesi göndermeli. Bu belgede isminiz, staj yapacağınız tarihler, Erasmus kapsamında kabul edildiğiniz, kalacağınız adres, kabul eden kurumun adresi, telefon, e-posta bilgileri yer almalıdır.
3- Web sitemizde bulunan Learning Agreement for Traineeships belgesini doldurup staj yapacağınız kuruma göndermeli ve onaylatmalısınız. İlk 2 sayfanın hazırlanması yeterlidir. Programda herhangi bir değişiklik olursa 3. Sayfa (During Mobility) doldurulmalı ve staj yapılan kuruma onaylatılıp önce bölüm koordinatörüne gönderilmeli. Bölüm koordinatörü onayladıktan sonra ofisimize iletmeli ve bunun takibi öğrenci tarafından yapılmalıdır. Staj Bitince 4. Sayfa (After Mobility) bölümü staj yapılan kuruma onaylatılır ve gelirken Erasmus ofisine teslim edilir.
4- Seyahat Sağlık Sigortasına ek olarak Kişisel Sorumluluk (Mesuliyet Sigortası) yapılmalıdır. Bu sigorta öğrencinin yurt dışında kaldığı süre boyunca staj yaptığı kurumda sebep olduğu maddi zararları karşılar.
Not: 1, 2, 3 ve 4. Maddelerde belirtilen belgelerin ilgili yılda açıklanan seçim sonuçlarında belirtilen tarihe kadar tamamlanması ve Uluslararası İlişkiler Ofisine teslim edilmesi gerekmektedir. Belirtilen tarihe kadar belgelerini tamamlamayan öğrencilerin yerine yedek listeden öğrenci yerleştirilecektir. Belirtilen tarihin değiştirilmesi (daha erken bir tarihe alınması) Uluslararası İlişkiler Ofisi’nin takdirindedir bu nedenle en kısa sürede bu belgeleri tamamlamanız yararınıza olacaktır.
4- Letter of Intent ofisimize iletildikten sonra sizlere Pasaport Yazısı hazırlanacak ve bu belge ile sadece pasaport defter bedeli ödeyerek 1 yıllık pasaport alabileceksiniz. Her öğrenci 25 yaşına kadar sadece pasaport defter bedeli ödeyerek pasaport alabildiği için staj dönüş tarihi itibariyle 25 yaşını doldurmamış herkes doğrudan pasaport başvurusu yapabilir. Erasmus Stajını bitirdikten sonra pasaportunuz en az 3 ay daha geçerli olmalıdır. Pasaportunuzu alır almaz (veya daha önce) staj yapacağınız ülkenin konsolosluğu web sitesinden vize başvurusu için gerekli belgeleri incelemeli ve temin etmelisiniz. Ardından ofisimiz sizlere Vize Kolaylaştırıcı Yazı hazırlayacak ve bu belgede hibe alacağınız bilgisi de yer alacak. Vize başvurusu yaparken bu belgeyi de ilgili konsolosluğa diğer vize başvuru belgeleriyle teslim etmelisiniz.
5- Vize başvurunuzu yaptıktan sonra Halk bankasından EURO hesabı açıp ofisimize teslim etmelisiniz. Bankadan aldığınız hesap bilgisi belgesinin üzerine, İkamet adresiniz, Telefon, E-posta, Doğum tarihi, Staj Yapacağınız kurum adı ve ülke, staj başlangıç ve bitiş tarihleri yazılarak ofise teslim edilmeli.
9- Banka hesap bilgileri ofisimize teslim edildikten sonra adınıza bir Hibe Sözleşmesi hazırlanacak ve imzalamanız gerekecektir. Hibe sözleşmesi imzalandıktan sonra hibenin %70’i öğrenciye ödenir.
7- Vizenizi aldıktan sonra uçak bileti almanızı tavsiye ederiz. Daha önce uçak bileti almanız durumunda vizede yaşanacak sorunlardan dolayı iptal etmeniz gerekebilir. Vize başvurusunda genelde uçak bileti rezervasyonu istenir. Bilet almanız talep edilmez. Ancak, en güncel bilgiyi vize başvurusu yaptığınız ülkenin konsolosluğundan almalısınız. Her türlü pasaport için staj/öğrenci/erasmus vizesi alınmalıdır.
8- Tüm işlemleriniz tamamlandıktan sonra ve vizenin bir örneği Ofisimize teslim edildikten sonra hibeniz ödenir. Hibe miktarı staj yapacağınız ay süresi hibe miktarı ile çarpılıp %70’i ödenir. Kalan miktar dönüş sonrası tüm belgeler tamamlandıktan sonra gün hesabı yapılarak ödenir.
9- Staj yapacağınız kuruma vardığınızda ilk yapmanız gereken web sitemizdeki Staj Katılım Sertifikasının/Varış Belgesi Confirmation of Arrival bölümünü doldurup abofisisek@gantep.edu.tr adresine okunaklı bir şekilde taratıp göndermeniz gerekir.
10- Erasmusa gidecek olan tüm öğrencilerin vizelerini aldıktan sonra (veya Varış Belgesi elimize ulaştıktan sonra) OLS sınavı yapmaları gerekir. OLS rehberi için TIKLAYINIZ
Erasmusa gidecek tüm öğrencilerin bu sınavı almaları gerekmektedir. Bu sınav herhangi bir şekilde Erasmusa katılmanıza engel olmayacaktır. Ancak sınava katılmayan öğrencilerden hibe kesintisi yapılır. Erasmus+ programı sonunda ikinci OLS sınavı yapılır ve her iki sınavın sonucu Erasmus sonunda Erasmus Ofisine teslim edilir. Erasmus süresi boyunca OLS sistemini takip edip seviyenize göre seçebileceğiniz kurslara katılmak isteğe bağlıdır.
-Erasmus+ Sonrası-
1- Web sitemizdeki Learning Agreement for Traineeships belgesinin 4. Sayfasını (After Mobility) staj yaptığınız kuruma onaylatıp getirmeniz ve elden ofise teslim etmeniz gerekir. Bu belgede stajı başarıyla tamamladığınızın yazılması gerekir. Bir örneğini de bölüm koordinatörünüze teslim etmeli ve eş değerliliğin sayılması için takipçisi olmalısınız. Yaptığınız stajın tanınması için alınan bölüm/fakülte kurul kararının bir örneği ofisimize teslim edilmeli. Bu belgeyi bölüm gönderir ancak öğrencinin takip etmesi gerekebilir.
2- Daha önce 9. Maddede belirtilen Staj Katılım Sertifikasının/Varış Belgesi Confirmation of Departure bölümünü staj yaptığınız kuruma onaylatıp orijinalini ofisimize teslim etmeniz gerekir.
3- Pasaport Çıkış Giriş Fotokopisi (Resimli sayfa ve Türkiye’den çıkış giriş tarihlerini gösteren sayfalar. (Pasaportun orijinali kontrol edildikten sonra fotokopiler teslim alınır). E-devlet üzerinden alınabilecek yurda giriş çıkış belgesi de kabul edilir.
4- OLS sınav sonuçlarının Erasmus ofisine teslim edilmesi.
5- Yukarıda belirtilen tüm bu belgeler tamamlandıktan sonra e-posta adreslerinize bir Final Raporu/Anket/Participant Survey gönderilecektir. Bu raporu tamamlamanız gerekir.
6- Uluslararası İlişkiler Ofisi’nin daha sonra farklı belgeler istemesi durumunda sizlere e-posta gönderilecektir.
7- Tüm işlemleri tamamlanan ve başarılı olan öğrencilerimize hak ettikleri hibe 1 ay içerisinde ödenecektir.
8- Bütün belgelerin, Türkiye’ye dönüş tarihinizden sonra 4 hafta içerisinde ofise teslim edilmesi gerekir.
Erasmus için yapılması gerekenler yukarıda açıkça belirtilmiştir. Gerekli işlemlerin zamanında yapılması ve takip edilmesi öğrencinin sorumluluğundadır. Bütün belgelerin elektronik ortamda doldurulması gerekmektedir.