• 0090 342 317 1546

ERASMUS+ STAJ HAREKETLİLİĞİ BİLGİ PAKETİ

-Erasmus+ Staj Hareketliliğine Seçildikten Sonra-

Değerli Erasmus+ Öğrencileri,

Foreign students are kindly asked to visit International Relations Office in case of their questions.

Bu bilgi paketi, 2016/2017 Erasmus+ Staj Hareketliliğine seçilen öğrenciler içindir. Asil listede kabul edilen tüm öğrencilerimize hibe verilmesi planlanmaktadır. Ancak, bunun için bu bilgi paketini dikkatlice okumalı ve gerekenleri yapmanız gerekmektedir.

1- Öğrenci Bilgi Formu ve Staj Tanıma Formunu doldurup ofise teslim etmelisiniz. Staj Hareketliliğine katılmadan önce mezun olacakların Staj Tanıma Formunu doldurmasına gerek yoktur. Ancak ofisimize belge teslim ederken bunu belirtmeleri gerekmektedir.

2- Staj yapacağınız yeri bulduktan sonra web sitemizde bulunan Letter of Intent belgesini doldurup staj yapacağınız kuruma göndermeli ve onaylatmalısınız. Onaylanan belge intloffice@gantep.edu.tr adresimize okunaklı bir şekilde sizi kabul eden kurum tarafından taratılıp gönderilmelidir. Staj yapacağınız kurum/üniversite, sizi kabul ettiğine dair bir Kabul Belgesi göndermeli. Bu belgede isminiz, staj yapacağınız tarihler, Erasmus kapsamında kabul edildiğiniz, kalacağınız address, kabul eden kurumun adresi, telefon, e-posta bilgileri yer almalıdır.

3- Web sitemizde bulunan Learning Agreement for Traineeships belgesini doldurup staj yapacağınız kuruma göndermeli ve onaylatmalısınız. İlk 2 sayfanın hazırlanması yeterlidir. Programda herhangi bir değişiklik olursa 3. Sayfa (During Mobility) doldurulmalı ve staj yapılan kuruma onaylatılıp önce bölüm koordinatörüne gönderilmeli. Bölüm koordinatörü onayladıktan sonra ofisimize iletmeli ve bunun takibi öğrenci tarafından yapılmalıdır. Staj Bitince 4. Sayfa (After Mobility) bölümü staj yapılan kuruma onaylatılır ve gelirken Erasmus ofisine teslim edilir.

Not: 1, 2 ve 3. Maddelerde belirtilen belgelerin en geç 15 Mart 2017 Çarşamba günü mesai bitimine kadar tamamlanması ve Uluslararası İlişkiler Ofisine teslim edilmesi gerekmektedir. Bu belgeleri tamamlayan öğrencilere Erasmus Hibesi verilecektir. Bu tarihten sonra getirilecek belgeler kabul edilmeyecek ve hibe ödenmeyecektir. Belirtilen tarihin değiştirilmesi (daha erken bir tarihe alınması) Uluslararası İlişkiler Ofisi’nin takdirindedir bu nedenle en kısa sürede bu belgeleri tamamlamanız yararınıza olacaktır.

4- Letter of Intent ofisimize iletildikten sonra sizlere Harçsız Öğrenci Pasaport Yazısı hazırlanacak ve bu belge ile sadece pasaport defter bedeli ödeyerek 1 yıllık pasaport alabileceksiniz. Her öğrenci 25 yaşına kadar sadece pasaport defter bedeli ödeyerek pasaport alabildiği için staj dönüş tarihi itibariyle 25 yaşını doldurmamış herkes doğrudan pasaport başvurusu yapabilir. Erasmus Stajını bitirdikten sonra pasaportunuz en az 3 ay daha geçerli olmalıdır. Pasaportunuzu alır almaz (veya daha önce) staj yapacağınız ülkenin konsolosluğu web sitesinden vize başvurusu için gerekli belgeleri incelemeli ve temin etmelisiniz. Ardından ofisimiz sizlere Vize Kolaylaştırıcı Yazı hazırlayacak ve bu belgede hibe alacağınız bilgisi de yer alacak. Vize başvurusu yaparken bu belgeyi de ilgili konsolosluğa diğer vize başvuru belgeleriyle teslim etmelisiniz.

Not: Madde 4’teki belgelerin Nisan 2017 ayı içerisinde verilmesi planlanmaktadır. Tarih değişikliği Uluslararası İlişkiler Ofisi’nin takdirindedir.

5- Vize başvurunuzu yaptıktan sonra Halkbankasından EURO hesabı açıp ofisimize teslim etmelisiniz. Bankadan aldığınız hesap bilgisi belgesinin üzerine, İkamet adresiniz, Telefon, E-posta, Doğum tarihi, Staj Yapacağınız kurum adı ve ülke, staj başlangıç ve bitiş tarihleri yazılarak ofise teslim edilmeli.

9- Banka hesap bilgileri ofisimize teslim edildikten sonra adınıza bir Hibe Sözleşmesi hazırlanacak ve imzalamanız gerekecek.

Not: 3-7 Nisan 2017 tarihleri arasında Banka hesabının ofise teslim edilmesi gerekir. Hibe Sözleşmelerinizi 8-18 Mayıs 2017 tarihlerinde ofisimize uğrayarak imzalamanız gerekmektedir. Tarih değişikliği Uluslararası İlişkiler Ofisi’nin takdirindedir. Hibe sözleşmesi imzalandıktan sonra hibenin %70’i ödenir.

7- Vizenizi aldıktan sonra uçak bileti almanızı tavsiye ederiz. Daha önce uçak bileti almanız durumunda vizede yaşanacak sorunlardan dolayı iptal etmeniz gerekebilir. Vize başvurusunda genelde uçak bileti rezervasyonu istenir. Bilet almanız talep edilmez. Ancak, en güncel bilgiyi vize başvurusu yaptığınız ülkenin konsolosluğundan almalısınız.

8- Tüm işlemlerinizi bitirdikten sonra hibenizin ödenip ödenmediğinden emin olunuz. Hibe miktarı staj yapacağınız ay süresi hibe miktarı ile çarpılıp %70’i ödenir. Kalan miktar dönüş sonrası tüm belgeler tamamlandıktan sonra ödenir.

9- Staj yapacağınız kuruma vardığınızda ilk yapmanız gereken web sitemizdeki Staj Katılım Sertifikasının/Varış Belgesi Confirmation of Arrival bölümünü doldurup intloffice@gantep.edu.tr adresine okunaklı bir şekilde taratıp göndermeniz gerekir.

10- Erasmusa gidecek olan tüm öğrencilerin vizelerini aldıktan sonra (veya Varış Belgesi elimize ulaştıktan sonra) almak zorunda oldukları bir çevirim içi dil sınavı var (OLS). http://erasmusplusols.eu/login-box/ Erasmusa gidecek öğrencilere Türkiye’den ayrılmadan önce veya Erasmusa gidip Varış Belgesini gönderdikten sonra e-posta adreslerine kullanıcı adı ve şifre gönderilecek. Belirtilen linkten ulaşılacak olan OLS sınavı yaklaşık 70dk kadar sürebileceğinden sessiz bir ortamda sisteme girmeniz tavsiye edilir. Erasmusa gidecek tüm öğrencilerin bu sınavı almaları gerekmektedir. Bu sınav herhangi bir şekilde Erasmusa katılmanıza engel olmayacaktır. Ancak sınava katılmayan öğrenciler hiçbir şekilde Erasmusa gidemeyecekler ve gitmiş olsalar dahi programları iptal edilecek ve hibenin tamamı geri alınacaktır. Bu nedenle sınavı kimseden yardım almadan yapmanız yararınıza olacaktır. Bu sınavdan sonra sistem tarafından sizlere çevirim içi dil kursu gönderilecek ve Erasmus süresi boyunca alabileceğiniz yabancı dil kursları olacak. Erasmus süresi boyunca OLS sistemini takip etmeli ve seviyenize göre seçebileceğiniz kursları tamamlamalısınız.

-İlk Sınav sonucu A1 ve B1 olanlar doğrudan dil kursuna yönlendirilecekler. İlk sınavı 2 hafta içerisinde yapmalısınız. Kursları Erasmus süresi boyunca alacak ve dönmeden birkaç hafta önce OLS’nin son sınavını yapıp sonlandırmanız gerekmektedir.

-İlk Sınav sonucu B2 ve C2 olanları biz dil kursuna yönlendireceğiz.
Dil kurslarından sonra sizlere sunulacak son sınavı yapıp OLS sistemini sonlandırmanız gerekmektedir.

-Erasmus+ Sonrası-

1- Web sitemizdeki Learning Agreement for Traineeships belgesinin 4. Sayfasını (After Mobility) staj yaptığınız kuruma onaylatıp getirmeniz ve elden ofise teslim etmeniz gerekir. Bu belgede stajı başarıyla tamamladığınızın yazılması gerekir. Bir örneğini de bölüm koordinatörünüze teslim etmeli ve eş değerliliğin sayılması için takipçisi olmalısınız. Yaptığınız stajın tanınması için alınan bölüm/fakülte kurul kararının bir örneği ofisimize teslim edilmeli. Bu belgeyi bölüm gönderir ancak öğrencinin takip etmesi gerekebilir.

 

2- Daha önce 9. Maddede belirtilen Staj Katılım Sertifikasının/Varış Belgesi Confirmation of Departure bölümünü staj yaptığınız kuruma onaylatıp orijinalini ofisimize teslim etmeniz gerekir.

 

3- Pasaport Çıkış Giriş Fotokopisi (Resimli sayfa ve Türkiye’den çıkış giriş tarihlerini gösteren sayfalar. (Pasaportun orijinali kontrol edildikten sonra fotokopiler teslim alınır).

4- OLS sistemindeki 2. sınavın sonlandırılmış olması gerekir.

 

5- Yukarıda belirtilen tüm bu belgeler tamamlandıktan sonra e-posta adreslerinize bir Final Raporu gönderilecektir. Bu raporu tamamlayıp Submit butonuna tıklayarak sonlandıracaksınız.

 

6- Uluslararası İlişkiler Ofisi’nin daha sonra farklı belgeler istemesi durumunda sizlere e-posta gönderilecektir.

 

7- Tüm işlemleri tamamlanan ve başarılı olan öğrencilerimize hak ettikleri hibe 1 ay içerisinde ödenecektir.

 

8- Bütün belgelerin, Türkiye’ye dönüş tarihinizden sonra 4 hafta içerisinde ofise teslim edilmesi gerekir.

 

 Erasmus için yapılması gerekenler yukarıda açıkça belirtilmiştir. Gerekli işlemlerin zamanında yapılması ve takip edilmesi öğrencinin sorumluluğundadır. Bütün belgelerin elektronik ortamda doldurulması gerekmektedir.